ISO online
Phan mem ISO online - Tu van, dao tao ISO 9001, ISO 14001 ,...
Trang chủ

Giới thiệu NETVALUE

ArcGIS Online

Phần mềm ISO ONLINE
Support ISO online-VN



Email: contact@netvalue.vn
 
ISO-What is ISO-VN
 I.  ISO online hay ISO điện tử là gì ? 
 
 


Phần mềm ISO online hay ISO điện tử, được chính các kỹ sư CNTT của công ty NETVALUE phát triển từ năm 2007 đến nay. Với những tính năng nổi bật so với các phần mềm khác trên thị trường, phần mềm ISO online tin học hóa hoàn toàn các quy trình và văn bản ISO áp dụng trong đơn vị. ISO ONLINE là công cụ giúp chuyển từ sử dụng ISO theo cách thủ công thông thường sang sử dụng trên internet,  là chìa khóa giúp đơn vị duy trì và vận hành có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng.

ISO online tạo ra một môi trường cho phép trao đổi thông tin một cách nhanh chóng, dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi giữa các thành viên trong Công ty và có thể với đối tác bên ngoài. Giảm thời gian hoàn thành công việc, giảm lãng phí, tăng năng suất, quản lý dữ liệu theo cách tập trung và thống nhất.
Một điểm mạnh của phần mềm này, nó cho phép xây dựng sẵn các quy trình mẫu và các tài liệu mẫu với khả năng tùy biến cao, có thể sửa đổi và nâng cấp phù hợp với thực tế của công ty.

Với các chức năng:
-
 Quản lý toàn bộ tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của đơn vị
- Cho phép đơn vị tự xây dựng và sửa đổi tài liệu của hệ thống QLCL theo TC ISO trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị.
- Lập và phê duyệt, lưu trữ, tìm kiếm toàn bộ tài liệu, hồ sơ của hệ thống QLCL.
- Công cụ soạn thảo nội dung tài liệu của hệ thống QLCL theo TC ISO: Microsoft Word, Excel
- Lập, sử dụng biểu mẫu: Lập biểu mẫu từ biểu mẫu khởi tạo ban đầu theo đúng định dạng quy định sẵn, giúp rút ngắn thời gian lập 1 biểu mẫu, thống nhất nội dung làm việc ngay trên hệ thống ISO Online trước khi in ấn, phê duyệt.
- Phê duyệt biểu mẫu: Người lập biểu mẫu có thể chọn người sẽ phê duyệt cho mình, và người phê duyệt có thể xem nội dung, góp ý sửa đổi và phê duyệt biểu mẫu ngay trên hệ thống ISO online
- Quản lý theo nhiều cấp độ: Dự án/ phần việc/ công việc/ quy trình/ biểu mẫu, quy định, hướng dẫn.
- Cho phép giao việc cho cấp dưới và giám sát tiến độ làm việc theo dự án
- Tổ chức thành cây thư mục theo cách quản lý dữ liệu của từng người sử dụng
- Các cấp quản lý có thể điều hành, giám sát công việc từ xa.
- Tự động thông báo khi có văn bản biểu mẫu cần phê duyệt
- Tự động hóa hoàn toàn các công việc liên quan đến giấy tờ trong đơn vị.

II. Các đặc điểm của phần mềm ISO online:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
   

 III. Vị trí của phần mềm ISO online trong doanh nghiệp:
Phần mềm ISO online là xương sống trao đổi tất cả hệ thống văn bản ISO trong đơn vị giữa các phòng ban,bộ phận khác nhau theo quy trình ISO đơn vị quy định.

  

 

 III.Các đặc điểm và chức năng của phần mềm ISO online: 

Đặc tính

Mô tả

ISO online express

( sử dụng nhanh)

ISO online Enterprise

( cho  doanh nghiệp)

 
Tổ chức và truy cập dữ liệu theo hình cây                                                     
Dữ liệu của bạn được tổ chức theo kiểu thư mục giống hệ điều hành Windows.                                              

   

 Đưa cấu trúc của dự án vào thư mục dữ liệu Dữ liệu của bạn được tổ chức theo các cấp: Năm\ Loại dự án\ Dự án\ Phần việc\ Công việc\ Quy trình\ Văn bản.  

 

 Tạo và sửa quy trình mẫu theo các    bước hướng dẫn Quy trình mẫu có thể được tạo theo các bước hướng dẫn một cách rất đơn giản  

 

 Tạo và sửa văn bản mẫu theo các bước hướng dẫn Văn bản mẫu có thể được tạo theo các bước hướng dẫn một cách rất đơn giản.

 

 

 Thư mục dữ liệu cá nhân Thư mục dữ liệu dành riêng cho bạn, người khác không thể truy cập vào nếu không được sự cho phép của bạn.

 

 

 Chữ ký điện tử Bạn cần thiết lập khóa riêng để mã hóa và giải mã cho văn bản của bạn. ISO online sẽ mã hóa văn bản của bạn bằng khóa của bạn trước khi gửi đi và giải mã nó khi nhận về, vì thế văn bản của bạn không để bị người khác đọc được nếu bạn không cho phép.

 

 

 Bảo mật mật khẩu Mật khẩu được mã hóa trên máy chủ vì thế nếu có ai đó lấy được mật khẩu bị mã hóa đó cũng không thể truy cập ISO online bằng tài khoản của bạn được.

 

 

 Thùng rác Thùng rác chứa dữ liệu bị xóa tạm thời, nếu cần thiết có thể khôi phục lại dữ liệu đó.

 

 

 Tạo hoặc sửa công việc trong dự án Dự án có thể chứa nhiều công việc.  

 

 Tạo hoặc sửa công việc trong thư mục dữ liệu cá nhân  

 

 

 Tạo hoặc xóa quy trình trong công việc Một công việc có thể gồm nhiều quy trình bên trong.  

 

 Tạo hoặc xóa văn bản trong công việc Trong thư mục dữ liệu cá nhân, công việc có thể chứa nhiều văn bản bên trong nó.

 

 

 Hỗ trợ proxy Trong nhiều Công ty thiết lập máy chủ Proxy, ISO online cho phép hoạt động mà không bị chặn.

 

 

 Upload files vào trong công việc Nhiều file có thể được upload vào trong một công việc.

 

 

 Quản lý tình trạng kết thúc / hay chưa kết thúc của công việc/ quy trình/ văn bản Cho phép cán bộ quản lý lọc các văn bản đã kết thúc, văn bản chưa kết thúc trong toàn bộ hồ sơ dự án (văn bản kết thúc là văn bản mà tất cả người tham gia phê duyệt đã thực hiện ký).  

 

 Tạo văn bản từ văn bản mẫu Giảm thời gian cho việc tạo biểu mẫu.

 

 

 Gửi thư điện tử có chứa nội dung biểu mẫu Gửi thư điện tử dễ dàng mà không cần sử dụng phần mềm gửi thư điện tử khác, bạn có thể chèn nội dung văn bản vào nội dung thư điện tử (có hoặc không có chữ ký) mà không cần sao chép/ dán.

 

 

 Phê duyệt / Hủy văn bản Phê duyệt / Hủy văn bản trong nội bộ Công ty hoặc với đối tác bên ngoài Công ty trực tiếp trên hệ thống này.

 

 

 Tạo/ Sửa thông báo biểu mẫu Thông báo biểu mẫu dùng để thông báo nội dung biểu mẫu đến một hoặc nhiều người liên quan.

 

 

 Tạo/ Sửa ý kiến biểu mẫu Trong quá trình phê duyệt văn bản, để các cấp phê duyệt đi đến thống nhất nội dung văn bản trước khi đồng ý phê duyệt có thể tạo ý kiến trao đổi với nhau.

 

 

 Tạo ý kiến trực tiếp trên nội dung văn bản Bạn có thể có ý kiến yêu cầu sửa đổi văn bản trực tiếp trên nội dung văn bản gửi đến người lập.

 

 

 Chọn người phê duyệt văn bản Sau khi chọn người phê duyệt văn bản, văn bản sẽ tự động được gửi đến người ký tiếp theo nếu những người cấp dưới đã ký xong.

 

 

 Tạo tài liệu tham khảo cho văn bản Trong khi thực hiện phê duyệt văn bản, có thể cần xem các tài liệu tham khảo để đi đến quyết định phê duyệt hay không

 

 

 Tạo liên kết giữa các văn bản Liên kết giữa các văn bản liên quan như hình mạng lưới cho phép bạn dễ dàng di chuyển qua các văn bản liên quan nhờ các liên kết này.

 

 

 Sao lưu/ Cắt/ Dán công việc Sao lưu/ di chuyển / Dán công việc từ thư mục này đến thư mục khác.

 

 

 Sao lưu/ Cắt/ Dán văn bản Sao lưu/ di chuyển / Dán văn bản từ công việc này đến công việc khác.

 

 

 Sao lưu/ Cắt/ Dán tham chiếu file upload Sao lưu/ di chuyển / Dán tham chiếu file upload từ công việc này đến công việc khác.

 

 

 Thư viện hình ảnh Tạo thư viện hình ảnh để chèn hình ảnh vào nội dung văn bản như logo, bản vẽ,…

 

 

 Tạo/ Xem thông báo trong quy trình Nội dung quy trình có thể được thông báo đến người liên quan để thực hiện các bước công việc trong quy trình đó.  

 

 Tạo bước công việc, lưu đồ trong quy trình mẫu Quy trình mẫu có thể gồm nhiều bước công việc, nó có thể được hiển thị dưới dạng lưu đồ.  

 

 Quản lý danh mục đối tác Cho phép tạo đối tác trong nhóm, trợ giúp việc trao đổi thông tin với đối tác bên ngoài Công ty.

 

 

 Tìm kiếm công việc Cơ chế tìm kiếm như Google, dùng một vài từ nhớ được trong văn bản để tìm ra văn bản đó.

 

 

 Tích hợp WebService Cho phép kết nối đến máy chủ thông qua mạng LAN hoặc internet.

 

 

 Lấy các văn bản mẫu từ nhà cung cấp Một bộ sưu tập các văn bản mẫu luôn được nhà cung cấp cập nhật cho phép bạn có thể lấy về để làm văn bản của bạn.

 

 

 Chia sẻ/ Lấy chia sẻ các văn bản mẫu Bạn có thể chia sẻ (hoặc lấy chia sẻ) văn bản từ đồng nghiệp hoặc từ đối tác.

 

 

 Hỗ trợ bảng biểu, hình ảnh trong nội dung văn bản Hỗ trợ đẩy đủ các chức năng trong bộ soạn thảo, nó cho phép bạn tạo bất kỳ văn bản nào.

 

 

 Quản lý phiên bản quy trình mẫu Nếu trong tài liệu ISO, nội dung quy trình mẫu có thay đổi về các bước thực hiện, bạn có thể cập nhật bằng cách khai báo phiên bản mới cho quy trình mẫu.  

 

 Quản lý phiên bản văn bản mẫu Nếu văn bản mẫu có sự thay đổi, bạn có thể cập nhật bằng cách tạo phiên bản mới của văn bản.

 

 

 Tự động cập nhật phiên bản mới của chương trình qua mạng internet ISO online có thể được cập nhật tự động các chức năng thông qua internet.

 

 Phân quyền cho từng người sử dụng Đảm bảo tính an toàn dữ liệu, mỗi người chỉ được thực hiện các thao tác mà quản trị hệ thống phân quyền cho họ.

 

 

 Văn bản đang soạn thảo không bị mất dữ liệu ngay cả khi mất kết nối mạng Nội dung văn bản của bạn vẫn được lưu trên máy tính cá nhân trong khi mất kết nối mạng, khi kết nối mạng được thiết lập trở lại bạn có thể ghi nó lên máy chủ.

 

 

 Hỗ trợ modul thông báo tự động Modul này chạy thường trú trên máy tính của bạn, nó có nhiệm vụ thông báo các công việc cần sự tham gia của bạn như danh sách các biểu mẫu chờ bạn phê duyệt.

 

 

IV. ISO online phục vụ cho các đối tượng nào ?

Tất cả các loại hình doanh nghiệp và tổ chức đều có thể sử dụng được. 

+ Doanh nghiệp, tổ chức đã xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng ISO.
+ Doanh nghiệp, tổ chức chưa xây dựng hệ thống Quản lý chất lượng ISO nhưng đã chuẩn hóa được các biểu mẫu và quy trình làm việc của mình.
+ Doanh nghiệp đang trong quá trình chuẩn hóa hệ thống quản lý và tài liệu trong công ty vẫn có thể áp dụng vì cấu trúc hệ thống Iso online có thể nâng cấp được.

Phiên bản ISO online personal cho phép người sử dụng cá nhân không cần thông qua công ty vẫn có thể sử dụng được

 V. ISO online đảm bảo thực hiện công việc theo chu trình khép kín:


  Một số biểu mẫu được biên tập sẵn trên hệ thống ISO online:

Phiếu yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa.

Lịch trình đánh giá nội bộ

Phiếu đề nghị thành lập đoàn đánh giá nội bộ

Thông báo kế hoạch đánh giá nội bộ

Kế hoạch kiểm tra giám sát chất lượng.

Thẻ cập nhật hồ sơ chất lượng

Biểu mẫu kế hoạch triển khai.

Biểu mẫu kế hoạch cung cấp vật tư, thiết bị và dịch vụ.

Biểu mẫu kế hoạch giám sát tiến độ.

Biểu mẫu kế hoạch thực hiện.

Phiếu yêu cầu vật tư, thiết bị.

Biểu mẫu báo cáo chậm tiến độ.

Biên bản thu hồi vật tư, linh kiên  cũ  thay thế

Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, thiết bị, linh kiện trong kho.

Phiếu đánh giá nhà cung ứng tiềm năng.

Danh sách nhà cung ứng tiềm năng

Phiếu yêu cầu mua hàng.

Phiếu yêu cầu chào giá.

Bảng tổng hợp đánh giá chi tiết nhà cung ứng.

Biên bản kiểm nghiệm và bàn giao sản phẩm, dịch vụ.

Phiếu báo cáo sản phẩm không phù hợp.

Bảng theo dõi sản phẩm không phù hợp.

Phiếu yêu cầu kiểm tra đột xuất

Báo cáo kết quả kiểm tra

Biên bản xác định tình trạng kỹ thuật thiết bị trước khi sửa chữa.

Phiếu yêu cầu nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ

Phiếu kiểm tra đánh giá thực hiện công việc.

Biên bản họp nghiệm thu nội bộ.

Phiếu tiếp nhận thông tin khách hàng

Báo cáo thông tin phản hồi của khách hàng

Sổ theo dõi thông tin phản hồi của khách hàng

Bảng tiên lượng công việc đơn giản

Bảng tiên lượng công việc phức tạp

Phiếu yêu cầu ban hành, sửa đổi tài liệu.

Sổ kiểm soát giao nhận tài liệu nội bộ.

Sổ theo dõi ban hành, sửa đổi tài liệu.

Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu có nguồn gốc bên ngoài.

Danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài

Yêu cầu của ban Giám đốc.

Phiếu đề nghị giải quyết công việc.-

Phiếu giao việc.

Phiếu yêu cầu trao đổi công việc. 

Sổ cập nhật trao đổi thông tin nội bộ.

Giấy ủy quyền.

Bảng kiểm tra và giám sát đóng gói Vật tư thiết bị

Biên bản kiểm tra và bàn giao vật tư, thiết bị

Hướng dẫn công việc đóng gói vật tư, thiết bị

Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất tổng hợp.

Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất chi tiết.

 

 

 Ví dụ: Chu trình từ đầu vào đến đầu ra (Khách hàng - nhà cung cấp - doanh nghiệp - khách hàng) thực hiện theo hệ thống ISO ONLINE sẽ đảm bảo theo 1 chu trình khép kín:

* Làm việc với đối tượng khách hàng : 

Đối với sản xuất : Nhận yêu cầu khách hàng --> Phê duyệt yêu cầu khách hàng --> Lập kế hoạch tổng hợp sản xuất --> Giao xuống các bộ phận chuyên trách --> Bộ phận chuyên trách lập kế hoạch chi tiết sản xuất --> Thực hiện sản xuất --> Thực hiện lắp đặt --> Chạy thử --> Nghiệm thu --> Chuyển giao sản phẩm cho khách hàng --> Lắp đặt thiết bị và bàn giao cho khách hàng --> Thanh toán --> Bảo hành và ghi nhận ý kiến phản hồi khách hàng --> Xử lý ý kiến phản hồi --> Kết thúc hợp đồng.

* Làm việc với đối tượng nhà cung cấp :

Đánh giá nhà cung cấp --> Lập kế hoạch mua sắm --> Lập đơn hàng --> Thực hiện mua sắm --> Kiểm tra đánh giá chất lượng khi nhập về --> Nhập kho 

* Làm việc với đối tượng cán bộ nhân viên khác trong nội bộ doanh nghiệp :

Ngoài các quy trình và biểu mẫu phục vụ cho quá trình sản xuất, lắp đặt, nghiệm thu sản phẩm ,vv…việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng được thực hiện thông qua hệ thống bằng các quy trình trao đổi thông tin nội bộ, quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Chu trình trao đổi

 

 Mô hình trao đổi dữ liệu với đối tác bên ngoài công ty :

 

 VI. Mô hình thiết kế và công nghệ xây dựng hệ thống ISO online gồm các Modul chính sau:

1) Biên tập quy trình, biểu mẫu:

+ Khách hàng tự biên tập các quy trình, biểu mẫu của đơn vị mình lên hệ thống:
+ Khai báo danh mục quy trình, quy định, hướng dẫn
+ Khai báo các phiên bản quy trình, quy định, hướng dẫn
+ Khai báo các bước thực hiện, nội dung thực hiện, người chịu trách nhiệm, tài liệu áp dụng trong quy trình
+ Khai báo danh mục các biểu mẫu, các phiên bản biểu mẫu sử dụng
+ Khai báo nội dung và từng vị trí phê duyệt trong biểu mẫu
+ Khai báo các vị trí tham gia phê duyệt trên biểu mẫu.

2) Quản trị hệ thống, bao gồm: 

+ Quản trị người sử dụng: Thêm sửa xóa người sử dụng( gọi tắt NSD ) vào hệ thống, thêm sửa xóa danh mục phòng ban, thêm sửa xóa danh mục chức vụ, phân 1 NSD vào 1 bộ phận và ghi lại lịch sử thay đổi từ bộ phận này sang bộ phận khác, Phân 1 NSD vào 1 chức vụ và ghi lại lịch sử thay đổi từ chức vụ này sang chức vụ khác, thay đổi mật khẩu của NSD
+ Quản lý danh mục: thêm sửa xóa danh mục loại dự án, thêm sửa xóa danh mục dự án ,…
+ Phân quyền: Tạo ủy quyền, hủy ủy quyền, xem danh sách đang ủy quyền, phân quyền thực hiện chức năng (VD: Quản lý danh mục dự án, loại dự án, quyền biên tập quy trình, biểu mẫu ISO ...)
+ Tạo nhóm người sử dụng: Đối với 1 số người làm ở nhiều vị trí khác nhau cần tạo nhiều tài khoản thì cần nhóm những tài khoản này vào 1 nhóm để người sử dụng đó có thể làm việc với các vai trò khác nhau.

3) Quản lý công việc, quy trình , biểu mẫu , file upload: 

+ Quản lý công việc : cho phép thêm, sửa xóa, copy hoặc cắt dán công việc 
+ Thêm, xóa quy trình: Có thể thêm hoặc xóa các quy trình vào trong 1 công việc hoặc vào trong 1 quy trình khác.
+ Thêm, xóa biểu mẫu: Tạo biểu mẫu trong quy trình hoặc trong 1 biểu mẫu khác
+ Phê duyệt biểu mẫu: Chức năng này cho phép nhận các biểu mẫu cần phê duyệt.và thực hiện phê duyệt
+ Xem thông báo trong biểu mẫu: Chức năng này cho phép tạo thông báo tới 1 hoặc 1 số người sử dụng yêu cầu thực hiện các việc liên quan trong 1 biểu mẫu.
+ Xem ý kiến trong biễu mẫu ; Trong quá trình phê duyệt biểu mẫu cần sự nhất trí của các thành viên tham gia ký trong biểu mẫu, có thể dùng chức năng này để trao đổi đi đến thống nhất rồi sau đó thực hiện “Phê duyệt” thay vì “Hủy” yêu cầu làm lại .
+ Xem thông báo trong quy trình : Khi có yêu cầu lập biểu mẫu trong quy trình , người sử dụng có thể tạo 1 thông báo quy trình để gửi tới người liên quan đề nghị làm 1 biểu mẫu trong quy trình đó chẳng hạn.
+ Khả năng tham khảo nội dung các biểu mẫu khác , các file đính kèm để ra quyết định phê duyệt 1 văn bản
+ In biểu mẫu ra file hoặc máy in: In mỗi biểu mẫu ra file PDF, từ đó có thể in ra giấy.

4) Tìm kiếm: 

+ Tìm kiếm công việc: Hiển thị các công việc của mỗi bộ phận, cá nhân theo ngày tháng năm; từ đó có thể đi vào xem các quy trình và biểu mẫu bên trong công việc
+ Tìm kiếm biểu mẫu trong 1 năm: Có thể tìm kiếm các biểu mẫu theo các tiêu chí khác nhau như nội dung trong biểu mẫu, người lập, người duyệt, thời gian lập …
+ Tìm kiếm các biểu mẫu mới phê duyệt gần nhất: Hiển thị các biểu mẫu của 1 NSD đã được phê duyệt gần đây nhất

 VII.  Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp hoặc cá nhân khi sử dụng ISO online

+ Tạo ra cho doanh nghiệp hoặc cá nhân một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin
+ Đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin
+Tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.
+ Thực hiện ký các biểu mẫu qua mạng LAN hoặc mạng internet. Vì vậy bạn hoàn toàn yên tâm khi đi công tác vẫn có thể tham gia vào các quyết định mà cần có chữ ký của bạn. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và biết được tiến độ của các công việc của người khác thực hiện mà bạn quản lý.
+ Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các vị trí địa lý khác nhau thì việc sử dụng ISO online tỏ ra cực kỳ hiệu quả cho việc trao đổi công việc và trình ký. Thay vì mỗi lần bạn phải mang 1 biểu mẫu đi trình ký ở 1 vị trí khác sẽ gây tốn rất nhiều thời gian đi lại ảnh hưởng đến tiến độ công việc, bạn có thể thực hiện 1 tuần một lần chẳng hạn vào cuối tuần bằng bản giấy trắng mực đen trên các biểu mẫu in ra giấy đã được trình ký (nếu cần)
 Ngoài ra, do ISO online được xây dựng trên 1 cơ sở dữ liệu tập trung nên việc sao lưu, đảm bảo an toàn cho dữ liệu công ty rất tiện lợi.
 
 Như vậy, sử dụng ISO online doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực, chi phí đi lại , chi phí in ấn ,vv mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn, đồng thời đáp ứng phương pháp quản lý theo tiêu chuẩn ISO của doanh nghiệp.